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澳门金沙官方网站档案分类编号方案

作者:管理员  来源:本站 澳门金沙官方网站:2013年03月18日
 

为了加强我会档案工作业务的建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为我会各项工作服务,根据《广东省机关档案分类办法》,结合我会的实际情况,特制定本方案。

一、 分类原则

(一)档案分类原则以本会所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。

(二)分类后的档案,分别用英文字母按顺序编写类别代码。

(三)本办法适用于对本会全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

本会档案分为四大类:文书档案(A)、会计档案(D)、声像档案(F)、实物档案(H)。大类用英文字母代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。

大类及设置情况如下:

A   文书档案

D   会计档案

   D1   报表

   D2   账簿

   D3   凭证

   D4   其他

F   声像档案

F1   影像光盘

F2   声音文件

   F3   照片

H   实物档案

注:2013年前,我会实物档案分为奖牌(匾)类(H1)、纪念品(H2)、荣誉证书(H3)、锦旗(H4)。从2013年起,实物档案不再分属类,分年度按件整理。

三、编号方法

(一)文书档案的编号

我会于2006年开始从中山市卫生局单列,独立建制,文书档案由2006年开始归档,采用单件归档方法,编号模式为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。保管期限采取2008年调整后的代号:永久(代号1),30年(代号4),10年(代号5)。

例:A 1/2010/1

   A(大类代字—文书档案)

   1(保管期限代号—永久)

   2010(年度—2010年)

1—     (件号—2010年永久第1件)

(二)会计档案编号

12013年以前,我会的会计档案编号结构模式为:大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷号。

例:D 3 .11

     D(大类代字—会计档案)

3(属类代号—会计凭证)

1(目录顺数号—第1条目录)

1(案卷号—第1个案卷)

22013年开始,会计档案的编号结构模式改为:大类代字+属类代号+年度+案卷号。案卷号每年从“1起编。

   例:D 3 /2010/1

     D(大类代字—会计档案)

3(属类代号—会计凭证)

2010(年度—2010年)

1(案卷号—2010年第1个案卷)

(三)声像档案编号

1、录音带、录像带、光盘的编号,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+年份+案卷号

例:F 1/2010/1

   F(大类代字—声像档案)

   1(属类代号—录像)

   2010(年份—2010年)

   12010年第1件录像档案)

2、照片档案编号的结构模式为:大类代码+属类代号+案宗号。

例:F3/2010/1/1

   F(大类代字—声像档案)

   3(属类代号—照片档案)

   2010(年度—2010年)

   1(组号—第1组)
     1
(张号—第1张)

(四)实物档案编号

12013年以前,我会实物档案分属类整理,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+件号。

例:H 1/1

   H(大类代字—实物档案)

   1(属类代号—奖牌(匾)类)

   1(件号—2010年第1件实物档案)

22013年开始,实物档案不再分属类,分年度按件整理,其编号的结构模式为:大类代字+年度+件号。

例:H/2010/1

   H(大类代字—实物档案)

   2010(年度—2010年)

    1(件号—2010年第1件实物档案)